Fungsi Manajemen Informasi

Fungsi Manajemen Informasi

Dalam kehidupan kita sering sekali kita temukan suatu pekerjaan yang tidak terencana dan terjadwal dengan baik yang mengakibatkan pekerjaan itu sering terhenti ditengah jalan, buntu tidak ada ide lagi dan sudah pasti pekerjaan tersebut tidak selesai.

Mensikapi hal tersebut alangkah baiknya dan mungkin mengarah kepada hal wajib dilaksanakan agar semua pekerjaan yang kita lakukan, yang akan kita lakukan dimulai dengan perencanaan.

Perencanaan yang baik memang harus dirumuskan dengan teliti dan dijabarkan dengan detil agar tidak ada kendala kedepana dalam mencapai suatu tujuan.

Fungsi Manajemen Informasi

Fungsi Manajemen Informasi

Memang untuk melaksanakan sebuah kegiatan tidak hanya diperlukan perencana namun harus dilibatkan elemen lain seperti modal atau budget agar seorang manajer mulus melaksanakan pekerjaannya.

Manajer yang mumpuni pasti menerapkan fungsi manajemen dalam pekerjaannya. Walau kita akui tanpa kita sadari bahwa selama ini kita sudah melaksanakan fungsi menajemen ini namun belum terstruktur dan mengikuti urutan urutan yang ada.

Ada tiga belas ahli yang mengeluarkan teori fungsi manajemen yang semua objek nya adalah sebuah organisasi.

Pada Pembahasan kita kali ini, kita membahas teori fungsi manajemen Luther Gullich yang terkenal dengan POSDCoRB.

Sebelum kita membahas POSDCoRB, kita mesti perlu tahu tentang apa pengertian manajemen.

Manajemen dapat didefinisikan dalam berbagai versi, dari yang singkat sampai yang rinci, namun intinya tetaplah sama, yakni proses mengelola dan melaksanakan aktifitas-aktifitas pekerjaan agar terselesaikan sesuai yang diharapkan. Definisi yang singkat misalnya menurut Chung dan Megginson (1981) manajemen didefinisikan sebagai ;”the process of getting the job done”(Chung & Megginson: 1981), yang dengan demikian bisa berarti bahwa proses mengelola suatu pekerjaan agar terlaksana sesuai yang diharapkan mungkin pula diterapkan secara individu.

Definisi atau pengertian mana yang paling tepat ? terserah anda karena keseluruhannya mengandung inti pokok yang sama, yakni:

1. manajemen adalah suatu kecakapan yang membutuhkan nalar dan naluri (karenanya dapat dipelajari sebagai suatu ilmu dan dipraktekkan sebagai seni) dalam mengelola aktifitas-aktifitas pekerjaan untuk mencapai tujuan.
2. Pengelolaan aktifitas-aktifitas dimaksudkan untuk  mengefisiensikan penggunaan sumberdaya dalam pencapaian tujuan (efektif).
3. Agar aktifitas-aktifitas pekerjaan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif maka harus dikelola melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. 

Tetapi saya paling suka mengartikan bahwa manajemen itu adalah seni menggunakan orang lain dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sementara itu dari uraian tentang mengapa manajemen diperlukan serta pengertian manajemen maka dapat diuraikan tiga alasan pentingnya manajemen yaitu:

1. Untuk mencapai tujuan, baik tujuan organisasi maupun pribadi.
2. Untuk mencapai keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan mengingat organisasi terdiri dari elemen-elemen yang terkadang memiliki interest serta kebutuhan yang berbeda pula
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas (Handoko 1994)

Baik, sekarang kita kembali kepada POSDCoRB. (singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinanting, Reporting dan Budgeting). Mari kita uraikan satu persatu

1)      Perencanaan (Planning)

Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumberdaya yang akan dilaksanakan dan digunakan di masa yang akan datyang untuk mencapai tujuan tertentu.            Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secar maksimal.

2)      Pengorganisasian (Organizing)

Pengoganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerja sama di sekolah. Kegiatan pengorganisasian menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai pronsip pengorganisasian. Sehingga pengorganisasian dapat disebut sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk memunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.

3)      Penyusunan pegawai (staffing)

Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya, staffing juga merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan dari funghsi ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah direncakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi perencanaan dan pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan, memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya manusia.

4)      Pengarahan (directing)

Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara structural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff yantg telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas di bidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan.

5)      Pengawasan (controlling).

Proses pengawasan mencatat perkembnangan kea rah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.

Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencna, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik

6)      Pelaporan (reporting)

Segala kegiatan organisasi pendidikan mulai dari perencanaan hingga pengawasan, bahkan pemberian umpan balik tidak memiliki arti jika tidak direkam secara baik melalui pencatatan-pencatatan yang benar dan tepat. Semua proses dan atau kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan dalam organisasi formal, sperti lembaga pendidikan, pada umumnya selalu dipertanggung jawabkan. Pertanggung jawaban ini tidak dapat dilakukan jika tidak didukung dengan data-data tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan dalam organisasi tersebut, data-data tersebut dapat diperoleh bila dilakukan pencatatan dan pengdokumentasian yang baik.

7) Modal (Budgeting)
Modal merupakan fungsi manajemen yang terakhir yang bearti semua kegiatan dalam sebuah organisasi harus dilandasi oleh modal.

Fungsi Manajemen Informasi

Nah kalau kita simpulkan dari pembahasan Fungsi Manajemen Informasi ini maka akan kita dapat satu kesimpulan yang menyatakan bahwa semua fungsi manajemen ini tidak boleh berjalan sendiri sendiri dan mesti saling mendukung karena satu saja fungsi manajemen tidak jalankan maka roda oraganisasi akan berjalan timpang.